Application Management für eine Software zur Einsatzsteuerung von Monteuren und Technikern
Die EWE AG (EWE) ist das fünftgrößte Energieversorgungsunternehmen in Deutschland. Sie ist Betreiber Europas sicherster Strom- und Gasnetze und Pionier der Windenergie und Biogaseinspeisung.
Bis 2030 müssen ca. 30 Prozent des deutschen Erdgasmarktes im Rahmen der Marktraumumstellung (MRU) auf die Gasqualität H-Gas umgestellt werden. Davon sind ca. 4 Millionen Netzanschlüsse und über 100 Netzbetreiber betroffen. Die beiden Netzbetreibergesellschaften des EWE-Konzerns, EWE Netz GmbH und wesernetz Bremen GmbH, führten diesbezüglich ein Umstellungsprojekt für ca. 700.000 Gasverbrauchsgeräte durch.
Dieses Umstellungsprojekt wird durch den IT-Service MRU unterstützt werden, der im Kern auf einer Workforce-Management-Software basiert. MRU besteht sowohl aus zentralen Software-Komponenten mit starker Integration in die vom EWE-Konzern eingesetzten SAP-Systeme als auch aus Software-Komponenten auf den Tablets der für die Marktraumumstellung eingesetzten Monteure und Servicetechniker.
EWE hatte das Ziel, das Management der für den IT-Service MRU benötigten Applikationskomponenten und dezentralen Infrastruktur extern am Markt zu vergeben. Als Versorgungsunternehmen unterlag die EWE hierbei den Vorgaben der Sektorenverordnung (SektVO). Als Vergabeverfahren wurde ein Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb gewählt.
Herausforderungen
Spezifikation der Application-Management-Leistungen und IT-Architektur
Ohne detaillierte Darlegung der geforderten Application-Management-Leistungen und der IT-Architektur, treffen die Bieter unterschiedliche Annahmen bei der Erstellung ihrer Angebote. Dies erschwert den Angebotsvergleich. Um dies zu vermeiden, galt es bereits mit Eröffnung des Ausschreibungsverfahrens nicht nur die geforderten Application-Management-Leistungen sondern auch die Applikations- und Infrastruktur-Architektur zu spezifizieren. Insbesondere die Darlegung der IT-Architektur stellte hierbei eine Herausforderung dar, da diese einschließlich der darin eingesetzten Technologien aufwändig recherchiert werden musste.
Abstimmungs- und Koordinationsaufwand
Die zahlreichen Stakeholdern des Projekts erfordert umfangreiche Abstimmungs- und Koordinierungsarbeiten. Der Personenkreis umfasste Entscheider und Projektressourcen sowohl innerhalb der EWE Netz GmbH und wesernetz Bremen GmbH als auch extern bei den beauftragten Dienstleistern. Die Angleichung der unterschiedlichen Interessenlagen stellte ein Herausforderung dar, die nur mittels einer effizienten Gesprächsmoderation einem minutiösen Berichtswesen über getroffene Entscheidungen und offene Punkte bewältigt werden konnte.
Strenge regulatorische Anforderungen
Das Projekt unterlag strengen regulatorischen Vorgaben, die durch die Sektorenverordnung (SektVO) definiert sind. Diese mussten bei der Vergabe der geforderten IT-Leistungen berücksichtigt werden. Um vergaberechtliche Fallstricke zu vermeiden, mussten einzelne Aspekte mit Vergaberechtsexperten geklärt werden. Zudem war der Zeitplan für die Durchführung der Ausschreibung sehr ambitioniert. Dies erforderten eine präzise Ausschreibungsplanung sowie die kontinuierliche Überwachung während der Durchführung des Verfahrens.
Von der Vorbereitung bis zur Vergabeempfehlung
Von der Vorbereitung bis zur Vergabeempfehlung
Aufgrund seiner fachlichen und methodischen Kompetenzen sowie Erfahrungen mit EU-Vergabeverfahren nach SektVO wurde Dr. Fochler & Company damit beauftragt, die Ausschreibung vorzubereiten und bis zur Vergabeempfehlung zu begleiten.
Dr. Fochler & Company plante und führte folgende Phasen aus:
inkl. Erstellung der Ausschreibungs- und Vertragsdokumente sowie der Bewertungsmatrizen.
inkl. der Bewertung der Teilnahme-Anträge
Ausschreibungsphase
Kritische Erfolgsfaktoren
- IT-Vertragsvorlagen gewährleisten hohe Qualität
- Solide Expertise über vergaberechtliche Anforderungen
IT-Vertragsvorlagen gewährleisten hohe Qualität
Unter Verwendung der bewährten Vertragsvorlagen von Dr. Fochler & Company für das Sourcing von Application-Management- und Infrastruktur-Services konnte die Qualität der Ausschreibungs- und Vertragsdokumente trotz Zeitdrucks sichergestellt werden.
Das Vertragswerk umfasste unter anderem einen Rahmenvertrag sowie mehrere Leistungsscheine, einschließlich Anlagen zur Vereinbarung von Aufgaben, Service Level, Configuration Items, Preisen und Beistellleistungen des Auftraggebers. Dank der Vertragsvorlagen und der konstruktiven Zusammenarbeit aller Beteiligten gelang es, den Abstimmungs- und Koordinationsaufwand zu minimieren und den Anforderungen der verschiedenen Stakeholder gerecht zu werden.
Solide Expertise über vergaberechtliche Anforderungen
Die Experten von Dr. Fochler & Company verfügen über weitreichende Kenntnisse der vergaberechtlichen Rahmenbedingungen (SektVO). Juristen im Vergaberecht mussten nur zur finalen Prüfung der Ausschreibungsunterlagen bzw. bei wenigen ausgewählten Aspekten im Rahmen der Verfahrensdurchführung hinzugezogen werden. Dr. Fochler & Company hat sich darauf spezialisiert, öffentliche Ausschreibungen effizient durchzuführen. Das Team kennt relevante Rechtsvorschriften und kann somit sicherstellen, dass Ausschreibungsunterlagen vor der finalen juristischen Prüfung bereits eine hohe Ausarbeitungsqualität aufweisen. Die effiziente Vorgehensweise in der Zusammenarbeit mit den Juristen im Vergaberecht spart Zeit und Kosten - ohne die Erfüllung diesbezüglicher gesetzlicher Vorgaben zu gefährden.