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Sourcing von Managed Cloud Services

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Herausforde­rungen

Fochler als führende IT-Sourcing-Beratung

EU-Verfahren nach SektVO unterliegen klaren formalen Vorgaben. Es lauern Fallstricke, die unerfahrene Auftraggeber schnell vor Herausforderungen stellen. Fehler in der Verfahrensdurchführung und in der Dokumentation müssen vermieden werden, damit es im Nachgang nicht zu Rügen und damit verbundenen Verzögerungen kommt. Hier sind Erfahrung und Kompetenz gefordert.

Straffer Zeitplan

Das Software-Einführungsvorhaben im Rahmen des sCORE25-Programms hatte herausfordernde zeitliche Ziele und Abhängigkeiten zu anderen Projekten. Dies beeinflusste die zeitlichen Vorgaben für die Ausschreibung. In EU-weiten Ausschreibungsverfahren mussten Fristen für die Ausarbeitung der Teilnahmeanträge und Angebote eingehalten werden, wodurch der gestaltbare Zeitraum auf die Vorbereitung, Auswertung und Verhandlungsphase beschränkt wurde.

Bewertung umfassender IT-Angebote als Herausforderung

Der Vergleich komplexer IT-Angebote stellte auch in dieser Ausschreibung eine Herausforderung dar. Ohne klare Ausschreibungsmethodik verlieren Sourcing-Manager schnell den Überblick. Besonders problematisch wird es, wenn Anbieter ihre eigenen Vertragswerke samt AGB einbringen – das erschwert den Vergleich und die Bewertung zusätzlich. Eine starke Methodik und passende Werkzeuge waren daher auch hier unerlässlich.

Kritische Erfolgsfaktoren

Expertise des Sourcing-Beraters

Der IT-Einkauf der EnBW beauftragte Dr. Fochler & Company mit der Planung und Durchführung des Ausschreibungsverfahrens. Drei Gründe gaben den Ausschlag dafür: Die nachgewiesenen Erfahrungen bei EU-Ausschreibungen von umfangreichen IT-Leistungen nach SektVO, die sehr guten Verhandlungsergebnisse bei anderen IT-Sourcing-Vorhaben und die Bereitstellung von IT-Vertragsvorlagen sowie Vorlagen zur Durchführung von EU-Ausschreibungen.

Methodik zum Vergleich komplexer IT-Angebote

Um komplexe IT-Angebote objektiv bewerten zu können, setzte Dr. Fochler & Company auf eine bewährte Methodik: Bereits zur Ausschreibung wurden alle relevanten Informationen veröffentlicht – inklusive Softwareanforderungen, Vertragsbedingungen und Rollenverteilung im Projekt. So entstand Transparenz und echter Wettbewerb.

Der veröffentlichte Vertragssatz regelte alle Aspekte der Leistungserbringung – von der Standard-Software über den Betrieb bis hin zu projektbezogenen Details. Zudem legte EnBW ihre Mitwirkung im agilen Vorgehen und bei SaaS-Modellen fest. Anbieter mussten eigene Anforderungen an EnBW benennen und bewerten, wodurch die Angebote gut vergleichbar und die Gesamtkosten frühzeitig kalkulierbar wurden.

Zeitvorteile in der Vorbereitung der Ausschreibung

Dr. Fochler & Company brachte seine bewährten Vorlagensätze in dieses Ausschreibungsverfahren ein. Diese wurden im Vorfeld der Ausschreibung gemeinsam mit dem IT-Projektteam und der Rechtsabteilung auf die spezifischen Belange des Vorhabens abgestimmt. Dr. Fochler & Company unterstützte zudem bei der Erhebung der funktionalen und non-funktionalen Anforderungen an die gesuchte Software. Auf Basis der Vorlagensätze von Dr. Fochler & Company und Dank der konstruktiven Zusammenarbeit aller beteiligten Stakeholder konnten im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung innerhalb von vier Monaten ca. 50 Ausschreibungs- und Vertragsdokumente zur Ausschreibungsreife gebracht werden. Der gesamte Ausschreibungssatz umfasste unter anderem folgende Dokumente: IT-Rahmenvertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsschein Proof of Concept, Leistungsschein Software-Einführung und-Anpassung und Leistungsschein Software as a Service.

Einsatz bewährter Prüfdateien und Auswertungsmatrizen

Zur formalen und inhaltlichen Auswertung der Teilnahmeanträge und Angebote setzte das Team von Dr. Fochler & Company spezielle Prüfdateien und Auswertungsmatrizen ein. Diese Werkzeuge hatten sich bereits in anderen komplexen Ausschreibungsverfahren bestens bewährt. Dadurch wurde zum einen sichergestellt, dass die eingereichten Angebote den formalen Anforderungen genügten. Zum anderen wurden so die Leistungsinhalte der einzelnen Angebote gegenübergestellt und die Total Cost of Ownership der angebotenen Leistungen ermittelt.