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Umstellung der IT-Leistungsverrechnung

IT Financial Management
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Umstellung der IT-Leistungsverrechnung

Der Kunde deckt das gesamte Aufgabenspektrum von IT-Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung ab. Er bietet Rechenzentren für den Produktionsbetrieb und das Hosting für ca. 750 behördenspezifische IT-Fachverfahren. Für die Kunden des IT-Dienstleisters sollten die Leistungsmengen aus dem IT-Betrieb sachgerecht fakturiert werden.

Herausforde­rungen

Periodengerechte und kostenträgerbezogene Kostenbuchung

Das kameralistische System der Behörde sah keine periodengerechte Abgrenzung von IT-Kosten vor. In der Gewinn und Verlustrechnung der freien Wirtschaft ist dies ein notwendiges Verfahren. Das Rechnungswesen der Behörde musste angepasst werden, um eine solche Kostenabgrenzung zu erreichen. Zudem wurde eine Kostenträgerstruktur basierend auf dem IT-Servicekatalog benötigt, die eine Erfassung von Einzelkosten ermöglichte. Einzelkosten sollten den Kostenträgern bereits im Beschaffungsvorgang zugeordnet und spätestens im Rechnungswesen auf die jeweiligen Kostenträger gebucht werden können.

Erfassung der Maximalkapazitäten für technische IT-Services

Die Erfassung der maximalen Kapazitäten für technische IT-Services hat zum Ziel, die Stückkosten dieser Services präzise zu bestimmen. Um die Stückkosten zu ermitteln, werden die Vollkosten eines jeweiligen technischen Services herangezogen und zu seiner Maximalkapazität ins Verhältnis gesetzt. Die maximale Kapazität ergibt sich aus der Summe der bereits allokierten Kapazität und der noch verfügbaren Leerkapazität eines technischen IT-Services. Die Abbildung der Maximalkapazitäten muss auf geeignete Weise im SAP-System erfolgen. Anfänglich war unklar, in welchem SAP-Modul und mit welchen Objekten diese Abbildung erfolgen sollte.

Festlegung eines Verfahrens zur Bestimmung der Stückpreise

Zwischen Kosten und Preisen muss grundsätzlich unterschieden werden. Die Kostenermittlung erfolgt je Kostenträger nachträglich für eine bestimmte Betrachtungsperiode. Stückpreise hingegen sind zukunftsorientiert und werden von Kunden und Projektleitern benötigt, um ihre Budgetanforderungen zu ermitteln. Bei der Bestimmung der Stückpreise sind sowohl Preissteigerungen als auch Leerkapazitäten zu beachten. Die Entwicklung eines geeigneten Verfahrens zur Bestimmung der Stückpreise stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar. Die antizipierten Preissteigerungen sind aus Kennzahlen der Geldmärkte abzuleiten und für die Stückpreise sind Geltungsperiode festzulegen.

Kritische Erfolgsfaktoren

Expertise des Sourcing-Beraters

Der IT-Einkauf der EnBW beauftragte Dr. Fochler & Company mit der Planung und Durchführung des Ausschreibungsverfahrens. Drei Gründe gaben den Ausschlag dafür: Die nachgewiesenen Erfahrungen bei EU-Ausschreibungen von umfangreichen IT-Leistungen nach SektVO, die sehr guten Verhandlungsergebnisse bei anderen IT-Sourcing-Vorhaben und die Bereitstellung von IT-Vertragsvorlagen sowie Vorlagen zur Durchführung von EU-Ausschreibungen.

Methodik zum Vergleich komplexer IT-Angebote

Um komplexe IT-Angebote objektiv bewerten zu können, setzte Dr. Fochler & Company auf eine bewährte Methodik: Bereits zur Ausschreibung wurden alle relevanten Informationen veröffentlicht – inklusive Softwareanforderungen, Vertragsbedingungen und Rollenverteilung im Projekt. So entstand Transparenz und echter Wettbewerb.

Der veröffentlichte Vertragssatz regelte alle Aspekte der Leistungserbringung – von der Standard-Software über den Betrieb bis hin zu projektbezogenen Details. Zudem legte EnBW ihre Mitwirkung im agilen Vorgehen und bei SaaS-Modellen fest. Anbieter mussten eigene Anforderungen an EnBW benennen und bewerten, wodurch die Angebote gut vergleichbar und die Gesamtkosten frühzeitig kalkulierbar wurden.

Zeitvorteile in der Vorbereitung der Ausschreibung

Dr. Fochler & Company brachte seine bewährten Vorlagensätze in dieses Ausschreibungsverfahren ein. Diese wurden im Vorfeld der Ausschreibung gemeinsam mit dem IT-Projektteam und der Rechtsabteilung auf die spezifischen Belange des Vorhabens abgestimmt. Dr. Fochler & Company unterstützte zudem bei der Erhebung der funktionalen und non-funktionalen Anforderungen an die gesuchte Software. Auf Basis der Vorlagensätze von Dr. Fochler & Company und Dank der konstruktiven Zusammenarbeit aller beteiligten Stakeholder konnten im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung innerhalb von vier Monaten ca. 50 Ausschreibungs- und Vertragsdokumente zur Ausschreibungsreife gebracht werden. Der gesamte Ausschreibungssatz umfasste unter anderem folgende Dokumente: IT-Rahmenvertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsschein Proof of Concept, Leistungsschein Software-Einführung und-Anpassung und Leistungsschein Software as a Service.

Einsatz bewährter Prüfdateien und Auswertungsmatrizen

Zur formalen und inhaltlichen Auswertung der Teilnahmeanträge und Angebote setzte das Team von Dr. Fochler & Company spezielle Prüfdateien und Auswertungsmatrizen ein. Diese Werkzeuge hatten sich bereits in anderen komplexen Ausschreibungsverfahren bestens bewährt. Dadurch wurde zum einen sichergestellt, dass die eingereichten Angebote den formalen Anforderungen genügten. Zum anderen wurden so die Leistungsinhalte der einzelnen Angebote gegenübergestellt und die Total Cost of Ownership der angebotenen Leistungen ermittelt.