EU-Ausschreibungen von IT-Leistungen

Behörden und Sektorenauftraggeber führen Beschaffungen entsprechend gesetzlicher Vorgaben u. a. des GWB inkl. VgV bzw. SektVO durch. Bei Überschreitung des geltenden Ausgabenschwellenwerte ist eine EU-weite Ausschreibung durchzuführen. EU-weite Ausschreibungen von IT-Leistungen stellen öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber vor besonders große Herausforderungen, insbesondere wenn eine Ausschreibung parallel zum Tagegeschäft durchgeführt werden soll. Die EU-Vorgaben sind bereits umfassend. Hinzu kommen Herausforderungen in der Beschreibung der benötigten IT-Leistungen und der Bewertung der eingereichten Angebote. Mit der richtigen Methodik lässt sich alles aber durchaus gut bewältigen.

In der Beschaffung von IT-Leistungen empfiehlt sich meist ein Verhandlungsverfahren mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb. Dabei sind spätestens mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe auch die Vertragsdokumente zu publizieren, die von den Bietern als Basis für deren Angebote verwendet werden sollen. Für die Gestaltung der IT-Verträge ist ein solides IT-Wissen und die Fähigkeit zur vollständigen und praxistauglichen Formulierung von Anforderungen an die gesuchten IT-Systeme und -Leistungen notwendig.

Ein EU-Verfahren erfordert die Expertise aus mehreren Unternehmensbereichen:

• Rechtsbereich (Vergabe- und Zivilrecht),
• IT-Einkauf,
• IT-Bereich,
• Fachbereiche.

Bei vielen Unternehmen liegen jedoch keine ausreichenden Erfahrungen mit EU-weiten Ausschreibungen für IT-Leistungen vor oder die Experten, die über das notwendige Wissen und ausreichend Erfahrung verfügen, sind ausgelastet.