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Fallstudie

Umstellung der IT-Leistungsverrechnung

Der Kunde deckt das gesamte Aufgabenspektrum von IT-Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung ab. Er bietet Rechenzentren für den Produktionsbetrieb und das Hosting für ca. 750 behördenspezifische IT-Fachverfahren. Für die Kunden des IT-Dienstleisters sollten die Leistungsmengen aus dem IT-Betrieb sachgerecht fakturiert werden.

 

WAS KÖNNEN WIR FÜR SIE TUN?

Sprechen wir über Ihre spezifische Situation und finden wir heraus, wie wir Sie unterstützen können.

Dr. Fochler & Company
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Vage Zuordnung der IT-Kosten

Die interne Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) war gefordert, eine verursachungsgerechte IT-Kostenordnung zu realisieren, um den Kunden nur die IT-Leistungen zu verrechnen, die sie verursacht haben. Vor Projektbeginn war eine sachgerechte Kostenermittlung nur vage möglich. Für die IT-Leistungsverrechnung wurde ein Großteil der IT-Kosten per Gießkannen-Prinzip auf die Kunden und Projekte verteilt. Zudem bestand ein erheblicher Mehraufwand in der Faktura durch händische Korrekturen.

Bisher erfolgte die Erfassung der Leistungsmengen aus dem Betrieb auf die entsprechende Kostenträger-Obergruppe. Die Leistungsmengen wurden ohne Leistungsbezug im Rahmen eines arbeitsintensiven Verteilungsschlüssels auf die Untergruppen verteilt. Diese Verteilung führte zu einer hohen Ungenauigkeit bei der Zuordnung von Leistungen und beinhaltete zudem invalide Zahlen, z.B. halbe Tickets.

Abrechnung auf Auftragsebene als Ziel

Der IT-Dienstleister verfolgte das Ziel, eine sachgerechte Leistungsermittlung pro Auftrag, eine bessere Datenqualität und letztendlich eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen. Aufgrund seiner fachlichen und methodischen Kompetenzen im Bereich IT-Kostentransparenz wurde Dr. Fochler & Company damit beauftragt, bei der Neuordnung der IT-Kosten- und Leistungsrechnung zu unterstützen.

Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Quellen

Die Herausforderungen für die geforderte Umstrukturierung waren vielfältig. Bisher erfolgte die Leistungsverteilung auf Kostenträger. Dieses Verfahren verbunden mit der Verteilung der nicht direkt auf ein Fachverfahren zuordnungsbaren Kosten erlaubte einen gewissen Grad an Unschärfe, der nach der Umstellung auf auftragsbezogene Leistungsermittlung nicht mehr möglich war.

Somit wurde zukünftig für jede Leistungsmengenlieferung aus dem Betrieb der direkte Bezug zu einem Auftrag benötigt. Die Erfassung der Daten erfolgte zudem in den verschiedenen Systemen des Betriebs, der KLR, dem Ressourcenmanagement und dem Angebotsmanagement in verschiedenen Datenfeldern. Diese waren teilweise nicht kompatibel und konnten somit nur mit einem hohen Arbeitsaufwand zusammengeführt werden. Dies erforderte ein hohes Maß an Strukturierungs- und Kommunikationskompetenz.

Entwicklung eines neuen Kostenträgerkonzepts

Zudem wurde ein neues Kostenträgerkonzept entwickelt und im Zuge der Umstellung eingeführt. In der vorhandenen Kostenträgerstruktur hatte sich im Lauf der Jahre Wildwuchs verbreitet und es galt nun, die Struktur zu bereinigen und auf zukünftige Anforderungen vorzubereiten.

Das neue Konzept wurde in den verschiedenen Gremien abgestimmt und in SAP umgestellt. Seither erfolgt die Leistungsmengenlieferung direkt auf Auftragsebene und die Daten werden in SAP für die Fakturierung nach dem neuen Kostenträgerkonzept gruppiert.

Das Vorhaben wurde in der vorgegebenen Zeit umgesetzt und kann als erfolgreiches Projekt im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung intern und kundenseitig präsentiert werden.

Persönliche Referenzen nennen wir gerne auf Anfrage.

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