IT Sourcing im Application Management

Fallstudie im Bereich Application Management / Transport und Logistik

Die Herausforderung

Das Application Management des Logistikkonzerns bot starkes Optimierungspotential hinsichtlich der Nutzung globaler Lohnkostenvorteile und der Leistungsstrukturierung. Die Kosten für Applikationsbetrieb, -wartung und -weiterentwicklung für 40 Applikationen sollten minimiert und gleichzeitig die Leistungsqualität mit Ausrichtung an den Vorgaben des IT-Industriestandards ITIL verbessert werden. Das bereits seit vielen Jahren etablierte, konzerninterne IT-Dienstleistungsunternehmen war in diesem Zusammenhang als Intermediär für Service Integration und Management (SIAM) zu etablieren, um die Leistungen von Nearshore- und Offshore-Provider zu bündeln und zu koordinieren.

Die Lösung

Situationsanalyse und Lösungsstrategie

Dr. Fochler & Company analysierte: Die Leistungen im Applikationsbetrieb waren zunächst zu dokumentieren und zu strukturieren. Dies konnte nur kooperativ mit den bestehenden Mitarbeitern erfolgen, zumal diese über tiefgehendes Applikationstechnologiewissen verfügten. Mit Hinblick auf die geplante Einbindung kosteneffizienter, externer Provider galt es, diesen Mitarbeitern frühzeitig eine plausible und authentische Perspektive für ihre berufliche Entwicklung zu präsentieren. Die Dokumentation des Leistungsspektrums sollte dann im Rahmen eines mehrstufigen RFP-Verfahrens zur Einholung von Leistungsangeboten externer Provider genutzt und geeignete Provider ausgewählt werden. Im Vorfeld der Leistungsvergabe sollte zudem entschieden werden, welche Leistungen zukünftig durch interne Mitarbeiter ausgeführt werden.

Wissenskonservierung

Für die bisherigen Leistungen der internen Mitarbeiter im Applikationsbetrieb, die teilweise schwach oder gar nicht dokumentiert waren, wurde zunächst das Ziel der Wissenskonservierung verfolgt. Dazu wurden ca. 450 Standard Operating Procedures des Applikationsbetriebs und ca. 1.000 zu überwachende Datenlogistik-Jobs der Revenue Accounting und Business Intelligence Applikationen erfasst und der dafür regelmäßig anfallendes Ausführungs- bzw. Überwachungsaufwand zeitlich quantifiziert.

Alle Aufgaben des Application Managements wurden in detaillierten RACI-Matrizen gelistet. Für jede Aufgabe wurde über die Ausführungsverantwortung entschieden – insbesondere über die interne oder externe Leistungserbringung. Bei der Erstellung der RACI-Matrizen wurde für betreffende Aufgaben des Application Managements gleichzeitig die ITIL-Konformität überprüft und bisher bestehende ablauforganisatorische Schwachstellen behoben. Den Mitarbeitern wurden somit frühzeitig deren zukünftige Verantwortungsbereiche aufgezeigt.

Die RACI-Matrizen dienten den Providern zudem als Basis für deren Aufwandschätzungen bzw. die Erarbeitung ihrer Angebote. Zur Sicherung der zukünftigen Ausführungsqualität wurden mehr als 60 KPI-Werte definiert und mit Pönalen-Regelungen ausgestattet.

Providerauswahl und Transition

Die Bewertung der Provider-Angebote und die diesbezüglichen preislichen Verhandlungen wurden in vier Verhandlungsrunden mit sehr gutem Verhandlungsergebnis für den Auftraggeber durchgeführt. Die Übergabe der Leistungsverantwortung an die Provider erfolgt im Rahmen einer viermonatigen Transition.

Die Ergebnisse beeindrucken

  • Das Application Management des Logistikkonzerns wurde konzeptionell und strukturell verbessert, bestehendes Organisationswissen konserviert.
  • Die Kosten des Application Management wurden durch die Nutzung globaler Lohnkostenvorteile signifikant reduziert, wobei strategische und wichtige operative Kernaufgaben weiterhin internen Mitarbeitern zugeordnet bleiben.
  • Die konzerninterne IT-Organisation etablierte sich als Intermediär für das Service Integration und Management.
  • Die Übertragung der Leistungsverantwortung an externe Provider verlief kontrolliert.

Der Nutzen

Durch die Maßnahme wurden im Application Management qualitative Vorteile und Kostenvorteile zum Nutzen der Fachbereiche erzielt. Das konzerninterne IT-Dienstleistungsunternehmen etablierte sich als Intermediär für Service Integration und Management. Den Mitarbeitern wurde eine klare Perspektive für deren zukünftige berufliche Positionierung gegeben. Aufgrund der Verlagerung von Aufgaben an externe Provider reduzierte sich die Arbeitslast der internen Mitarbeiter. Die somit gewonnenen Ressourcenkapazitäten stehen für den Aufbau des Neukundengeschäfts des konzerninternen IT-Dienstleistungsunternehmens bereit.

Persönliche Referenzen nennen wir gerne auf Anfrage.