Sourcing im Applikationsbetrieb: Herausforderungen und Lösungsansätze
In diesem Interview erläutert Dr. Klaus Fochler die Herausforderungen beim Sourcing im Applikationsbetrieb und was IT-Organisationen tun können, um ihren Applikationsbetrieb Sourcing-fähig zu machen.
IT Sourcing ist kein neues Thema. Worum geht es beim Sourcing im Applikationsbetrieb?
Stimmt, Sourcing in der IT ist nicht neu. Viele IT-Organisationen haben bereits ihren Service Desk, Software-Entwicklungsarbeiten oder den Betrieb der IT-Infrastruktur erfolgreich ausgelagert. Nun fragt sich das IT Management, inwiefern auch der Applikationsbetrieb davon profitieren kann.
Was sind die Kostentreiber im Applikationsbetrieb?
Nicht selten liegt der Grund für die hohen Applikationsbetriebskosten darin, dass Betriebsaufgaben noch Jahre nach einer Applikationseinführung in der Verantwortung von teuren Projektspezialisten und Softwareentwicklern liegen, die also fehlplatziert in Betriebsaufgaben gebunden sind. Sinnvoller wäre es, diese Aufgaben an dedizierte Betriebsteams zu übertragen. Diese Verfahrensweise belastet nicht nur die Betriebsbudgets, sondern verursacht vor allem einen gefährlichen Innovationsstau, da Projektspezialisten und Entwickler fehlen, wo sie eigentlich benötigt werden – nämlich in den Projekten.
Sie behaupten, es sei nicht so einfach, externe Provider im Applikationsbetrieb einzubinden. Worin liegen die größten Herausforderungen?
Man muss zunächst einmal zwischen dem Applikationsbetrieb von Standard-Software und von Individual-Software unterscheiden. Ersteres lässt sich noch eher einfach extern vergeben, denn die entsprechende Software-Dokumentation und das betriebliche Know-how sind am Markt meist ausreichend vorhanden. Die Einbindung externer Provider für den Betrieb von Eigenentwicklungen stellt sich jedoch als eine echte Herausforderung dar. Das liegt vor allem daran, dass hierzu erst die Voraussetzungen geschaffen werden müssen.
Vielfach ist Individual-Software über Jahrzehnte zu furchterregenden Monolithen gewachsen. Die Architektur ist nur wenigen Spezialisten im Detail bekannt. Ich kenne Fälle, da ist es nur noch eine Person, und der Betrieb ist meist unzureichend dokumentiert. Das heißt, es fehlt die Basis für die Vergabe des Applikationsbetriebs an externe Provider.
Was können IT-Organisationen tun, um ihren Applikationsbetrieb Sourcing-fähig machen?
Ein erster Schritt besteht sicherlich in der Erarbeitung eines betrieblichen Gesamtkonzepts, in das externe Provider vertraglich integriert werden können. In einem zweiten Schritt werden dann ausschreibungsfähige Leistungsbeschreibungen benötigt. Dazu muss die Applikationsbetriebsleistung zunächst strukturiert und dann vor allem dokumentiert werden, z.B. die SOPs oder die Verfahren zur Behebung von Applikationsstörungen bzw. für einen Restore-from-Scratch. Diese Sourcing-Vorbereitung gelingt nur erfahrenen Experten mit solidem, technologischem Know-how. Sie müssen die richtigen Fragen stellen und verfügbare, teils veraltete oder unvollständige Dokumente analysieren. Es ist echte Detektivarbeit, die Puzzle-Teile zu einem Gesamtbild zusammenfügen.
Worauf sollten Entscheider zu Beginn des Sourcing-Vorhabens achten?
Wie bei jedem Sourcing-Vorhaben sollten Entscheider zunächst die Handlungsalternativen objektiv gegenüberstellen. Mein Tipp: Arbeiten Sie möglichst frühzeitig mit fähigen Leuten zusammen – sowohl eigenen als auch externen. Die Fehler, die am Anfang gemacht werden, zum Beispiel in Form von unvollständigen oder ungenauen Leistungsbeschreibungen, schlagen sich direkt auf die Ausschreibungsqualität, die Providersuche, die Vertragsverhandlungen und letztlich die spätere Leistungserbringung nieder.
Sie bieten Beratungsleistungen beim Sourcing im Applikationsbetrieb an. Was leisten Sie konkret?
Wir haben uns darauf spezialisiert, IT-Organisationen bei der Transformation und Optimierung des Applikationsbetriebs zu unterstützen, auch unter Einbeziehung von externen Providern. Wir agieren absolut Provider-unabhängig und strikt im Sinne unserer Kunden, die wir im gesamten Sourcing-Prozess, von der Entscheidungsfindung bis zur Umsetzung, begleiten. Idealerweise werden wir frühzeitig zu Sourcing-Vorhaben hinzugezogen.
Nennen Sie uns bitte ein typisches Beispiel für Ihren Einsatz.
Bei einem unserer letzten Beratungseinsätze haben wir maßgeblich bei der Auslagerung des Applikationsbetriebs eines konzerninternen IT-Dienstleisters im Rhein-Main-Gebiet mitgewirkt. Es ging um die Verlagerung von Betrieb und Wartung für ca. 40 Applikationen mit einem Auftragswert von mehreren Millionen Euro pro Jahr. Bei den Applikationen handelte es sich sowohl um Standard-Software, die teilweise stark modifiziert worden waren, als auch um vollständige Eigenentwicklungen.
Unsere Aufgabe bestand in einem ersten Schritt darin, alle technologischen Details zu erfassen und die Leistungen in Applikationsbetrieb und -wartung erst einmal ausschreibungsfähig zu erfassen und dabei die interne bzw. externe Leistungserbringung abzugrenzen – also zu klären, welche Aufgaben zukünftig der Provider übernimmt und welche weiterhin intern erbracht werden. In einem zweiten Schritt haben wir dann die Ausschreibung, die Angebotsbewertung und die Vertragsverhandlungen unterstützt – natürlich in enger Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern unseres Kunden.
Es gibt einige IT-Sourcing-Berater. Wie heben Sie sich ab bzw. warum sollten Unternehmen mit Ihnen und Ihrem Team arbeiten?
Für unsere Kunden schaffen wir dann den größten Mehrwert, wenn sich die Aufgabenstellung mit unserer Kompetenz bzw. unseren Erfahrungen deckt – wenn wir also bereits schon einmal ähnliches geleistet haben und wir Vorarbeiten aus anderen Projekten nutzen können. Das minimiert die Rüstkosten und verkürzt die Bearbeitungszeit.
Unseren USP sehen wir in der Kombination aus Technologiekompetenz und Sourcing-Erfahrung. Im Vergleich zu anderen Beratern sehen wir unsere Stärke unter anderem darin, technologisch komplexe Applikationslandschaften zu durchdringen und daraus ausschreibungsfähige Leistungsbeschreibungen zu erstellen. Wir wissen worauf es im Sourcing-Prozess ankommt, insbesondere bei der Auswahl und der Verhandlung mit den global agierenden Providern. Kunden geben uns das Feedback, dass sie uns als kompetenten und starken Partner an ihrer Seite schätzen.