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Fallstudie

old-Erfolgreiches Sourcing: e-Procurement Suite

Die EnBW Energie Baden-Württemberg AG versorgt mehr als 5 Millionen Privat- und Geschäftskunden mit Strom, Gas und Wasser sowie mit energienahen Produkten und Dienstleistungen. Bei der Erbringung Ihrer Leistungen bindet die EnBW jährlich ca. 20.000 Lieferanten ein. Die Durchführungseffizienz der Einkaufsprozesse ist daher von enormer Bedeutung. Mit der Einführung einer e-Procurement Suite sollen die Prozesse im Einkauf konzernweit vereinheitlicht und automatisiert werden.

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Ausschreibung einer SaaS-Lösung zur Optimierung der konzernweiten Einkaufsprozesse

Mit der Umsetzung ihrer Unternehmensstrategie leistet die EnBW einen wichtigen Beitrag zur Energiewende in Deutschland. Sie investiert in den Ausbau der erneuerbaren Energien und in seine Verteilnetze. Parallel sollen die EnBW-internen betriebswirtschaftlichen Geschäftspro-zesse gestärkt werden. Die EnBW setzte das sCORE25-Programm auf, um die betriebswirt-schaftlichen Geschäftsprozesse im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA konzernweit zu standardisieren und zu vereinfachen. Damit sollen die Leistungsfähigkeit der gesamten EnBW-Organisation erhöht und die Transformation zu einer modernen, zukunftsfähigen IT-Landschaft verfolgt werden.

Die Einführung eines neuen IT-Systems für das e-Procurement war Bestandteil des sCORE25-Programms. Das neue IT-System sollte auf einer Standard-Software basieren und den Fokus auf die Optimierung der Einkaufsprozesse Purchase2Pay (P2P) und Source2Contract (S2C) setzen. Von der Software wurde erwartet, dass sie eine einfache und intuitive Benutzerführung bietet und alle für die Einkaufstätigkeiten notwendigen Dokumente in hoher Qualität und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend verwalten kann.

Die Software sowie diesbezügliche Einführungs- und SaaS-Betriebsleistungen sollten mittels einer Ausschreibung erworben werden. Als Sektorenauftraggeber ist die EnBW verpflichtet, Ausschreibungen, die erwartungsgemäß die EU-Schwellenwerte (Wertgrenzen) überschrei-ten, entsprechend der Vorgaben der SektVO (GWB, Teil 4) durchzuführen. Erste Marktana-lysen hatten ergeben, dass dies im vorliegenden Fall gegeben war und die Ausschreibung daher als europaweites Verhandlungsverfahrens mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb erfolgen musste.

Herausforderungen

Fallstricke bei EU-Ausschreibungen

EU-Verfahren nach SektVO unterliegen klaren formalen Vorgaben. Es lauern Fallstricke, die unerfahrene Auftraggeber schnell vor Herausforderungen stellen. Fehler in der Verfahrensdurchführung und in der Dokumentation müssen vermieden werden, damit es im Nachgang nicht zu Rügen und damit verbundenen Verzögerungen kommt. Hier sind Erfahrung und Kompetenz gefordert.

Straffer Zeitplan

Als Teil des übergeordneten sCORE25-Programms unterlag das Software-Einführungsvorhaben herausfordernden zeitlichen Zielen mit unumstößlichen Abhängigkeiten zu anderen Projekten des Programms. Dies wirkte sich auch auf die zeitlichen Vorgaben für die Ausschreibung aus. Hinzu kommt, dass in EU-weiten Ausschreibungsverfahren Fristen für die Ausarbeitung der Teilnahmeanträge und Angebote gewährt werden müssen, sodass sich der in der Planung des Verfahrens gestaltbare Zeitraum auf die Vorbereitung der Ausschreibung, die Auswertung der Angebote und die Verhandlungsphase beschränkt. Das Sourcing-Team nahm die ambitionierten zeitlichen Vorgaben als sportliche Herausforderung an.

Bewertung umfassender IT-Angebote als Herkulesaufgabe

Auch bei diesem Sourcing-Vorhaben lag eine für die Beschaffung umfassender IT-Systeme typische Herausforderung vor: Die Situation ist vergleichbar mit der, die man als Verbraucher beim Vergleich von Versicherungspolicen unterschiedlicher Versicherungsgesellschaften erlebt. Die Angebote enthalten viele schwer gegenüberstellbare Details, die zudem teilweise im Kleingedruckten versteckt sind. Eine objektive Bewertung der Angebote ist kaum möglich.

Bei komplexen IT-Ausschreibungen verhält sich das ebenso. Wer hier als Sourcing-Manager nicht mit einer schlagkräftigen Ausschreibungsmethodik aufwarten kann, verliert in der Flut der Details schnell den Überblick. Es wird dann schwer, eine objektiv begründbare Vergabeentscheidung zu fällen.

Dieser Kontrollverlust ist vorprogrammiert, wenn Bietern die Möglichkeit belassen wird, ihr Angebot auf Basis des eigenen Standardvertragswerks einschließlich AGB zu formulieren. Ein Sourcing-Manager hat dann nicht nur die unterschiedlichen Angebotspreise und Leistungsumfänge, sondern auch unterschiedliche Vertragsbedingungen zu vergleichen. Das ist eine kaum zu bewältigende Herkulesaufgabe. Hier sind eine starke Sourcing-Methodik sowie die entsprechenden Werkzeuge gefordert.

Effiziente Durchführung des europaweiten Verhandlungsverfahrens mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb

Das Ausschreibungsverfahren wurden in drei Phasen durchgeführt:

  • Öffentlicher Teilnahmewettbewerb (6 Wochen):
    Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs hatten zehn Bewerber ihre Teilnehmeranträge eingereicht. Das Sourcing-Team prüfte die Anträge zunächst in Bezug auf die geforderten Mindestkriterien und bewertete die Bewerber dann anhand der Eignungskriterien. So konnte eine Short List mit fünf Bewerbern für die Angebotsphase erstellt werden.
  • Angebotsphase zur Einreichung der Erstangebote (10 Wochen):
    Die Bewerber der Short List wurden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Für die Ausarbeitung der Angebote wurden sechs Wochen gewährt. Die Bewertung der Angebote nahm weitere zwei Wochen in Anspruch. Die Bewertung erfolgte anhand der erweiterten Richtwertmethode unter Anwendung der zuvor definierten Zuschlagskriterien. Nach der ersten Sichtung der Angebote wurden die Bieter zur Angebotspräsentation aufgefordert. Dies gab dem Sourcing-Team die Möglichkeit, bestehenden Klärungsbedarf zu adressieren und die Angebotsbewertung zu schärfen.
  • Verhandlungsphase (14 Wochen):
    Die Verhandlungsphase wurde mit den beiden zu diesem Zeitpunkt bestplatzierten Bietern eröffnet. Das Ziel lag in der Klärung der kommerziellen Bedingungen sowie der weitergehenden Detaillierung fachlicher und technologischer Aspekte. Eine besondere Herausforderung ergab sich hinsichtlich der Bedingungen, unter denen die SaaS-Leistungen erbracht werden sollten. Die Anbieter verfolgten bis in die späte Verhandlungsphase das Ziel, weitestgehend ihre Standard-SaaS-Regelungen zu etablieren, die für EnBW jedoch nur eingeschränkt akzeptabel waren. Schließlich konnte auch diesbezüglich eine Einigung erzielt werden. Der jeweils aktuelle Verhandlungsstand wurde zeitnah in den Bewertungsmatrizen dokumentiert. Somit war jederzeit klar, welches Angebot zum gegebenen Betrachtungszeitpunkt in Führung lag. Die Verhandlungsphase wurde mit einem Last Call und der darauffolgenden finalen Vergabeentscheidung beendet.

Kritische Erfolgsfaktoren

Expertise des Sourcing-Beraters

Der IT-Einkauf der EnBW beauftragte Dr. Fochler & Company mit der Planung und Durchführung des Ausschreibungsverfahrens. Drei Gründe gaben den Ausschlag dafür: Die nachgewiesenen Erfahrungen bei EU-Ausschreibungen von umfangreichen IT-Leistungen nach SektVO, die sehr guten Verhandlungsergebnisse bei anderen IT-Sourcing-Vorhaben und die Bereitstellung von IT-Vertragsvorlagen sowie Vorlagen zur Durchführung von EU-Ausschreibungen.

Methodik zum Vergleich komplexer IT-Angebote

Um den Kontrollverlust bei der Bewertung komplexer IT-Angebote zu vermeiden, setzt Dr. Fochler & Company auf eine ausgereifte und bewährte Methodik: Mit Eröffnung der Ausschreibung werden nicht nur die Anforderungen an die Software, sondern auch alle Vertragsbedingungen sowie die Regelungen zur Arbeitsteilung im Rahmen der Einführung und des Betriebs der Software publiziert. Damit wird eine objektive Bewertung der Angebote ermöglicht und echter Wettbewerb zwischen den Anbietern etabliert.

Das Sourcing-Team verfolgte daher auch bei diesem Ausschreibungsvorhaben das Ziel, den vollständigen Vertragssatz zu publizieren. Dieser umfasste den IT-Rahmenvertrag und alle darauf bezugnehmenden Leistungsscheine. In den Vertragsdokumenten wurden nicht nur die Anforderungen an die Standard-Software und deren Betrieb, sondern auch alle anderen Aspekte der Leistungserbringung umfassend geregelt. Damit war klar unter welchen Bedingungen EnBW bereit war, eine Beauftragung durchzuführen.

In den Ausschreibungsdokumenten wurde u. a. dargelegt, wie die EnBW im Rahmen des agilen Projektvorgehens oder der SaaS-Leistungserbringung mitwirken wollte. Ergänzend wurden die Bieter bereits zur Legung ihres ersten Angebots aufgefordert, alle aus ihrer Sicht von der EnBW zu erbringenden Beistellleistungen zu benennen und monetär zu bewerten.

Auf Basis der somit bereits erhobenen Informationen, wurden die Angebote gut vergleichbar. Zudem konnten frühzeitig die Total Cost of Ownership, d. h. die Vollkosten für die Software-Einführung und den Betrieb der ausgeschriebenen Software ermittelt werden.

Das Team von Dr. Fochler & Company unterstützte uns bei der Auswahl und Beschaffung einer neuen e-Procurement Suite für unseren Konzern. Durch die Anpassung der eingebrachten Verfahrens- und Vertragsvorlagen konnten wir unsere Aufwände in der Vorarbeit reduzieren und das EU-Verfahren zügig starten. Frank Pottiez, Process Owner Purchase2Pay im Konzern Programm sCORE25, EnBW AG
Zeitvorteile in der Vorbereitung der Ausschreibung
Dr. Fochler & Company brachte seine bewährten Vorlagensätze in dieses Ausschreibungsverfahren ein. Diese wurden im Vorfeld der Ausschreibung gemeinsam mit dem IT-Projektteam und der Rechtsabteilung auf die spezifischen Belange des Vorhabens abgestimmt. Dr. Fochler & Company unterstützte zudem bei der Erhebung der funktionalen und non-funktionalen Anforderungen an die gesuchte Software. Auf Basis der Vorlagensätze von Dr. Fochler & Company und Dank der konstruktiven Zusammenarbeit aller beteiligten Stakeholder konnten im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung innerhalb von vier Monaten ca. 50 Ausschreibungs- und Vertragsdokumente zur Ausschreibungsreife gebracht werden. Der gesamte Ausschreibungssatz umfasste unter anderem folgende Dokumente:
  • IT-Rahmenvertrag
  • Auftragsverarbeitungsvertrag
  • Leistungsschein: Proof of Concept
  • Leistungsschein: Software-Einführung und-Anpassung
  • Leistungsschein: Software as a Service
Die EU-Ausschreibung ging mit diesem hochwertigen und vollständigen Vertragswerk an den Start.
Einsatz bewährter Prüfdateien und Auswertungsmatrizen
Zur formalen und inhaltlichen Auswertung der Teilnahmeanträge und Angebote setzte das Team von Dr. Fochler & Company spezielle Prüfdateien und Auswertungsmatrizen ein. Diese Werkzeuge hatten sich bereits in anderen komplexen Ausschreibungsverfahren bestens bewährt. Dadurch wurde zum einen sichergestellt, dass die eingereichten Angebote den formalen Anforderungen genügten. Zum anderen wurden so die Leistungsinhalte der einzelnen Angebote gegenübergestellt und die Total Cost of Ownership der angebotenen Leistungen ermittelt.
„Die Bewertungsmatrizen halfen uns, den Wettbewerbsdruck auf die Anbieter hochzuhalten und somit sehr gute Verhandlungserfolge zu erzielen. Mit Dr. Fochler & Company haben wir eine IT-Sourcing-Beratung gefunden, dessen Expertise wir sehr schätzen und die man nur selten am Markt findet. Frank Pottiez, Process Owner Purchase2Pay im Konzern Programm sCORE25, EnBW AG

Das Einkaufsergebnis übertraf die Kundenerwartungen

In nur 11 Monaten wurde ein umfangreiches Paket an IT-Leistungen EU-weit ausgeschrieben und beauftragt. Dabei wurden nicht nur die Vertragsbedingungen der EnBW weitestgehend durchgesetzt, sondern es konnte auch ein signifikanter kommerzieller Erfolg erzielt werden. Die mit den Erstangeboten gelegten Preise konnten im Rahmen der Verhandlungen um ca. 50 Prozent reduziert werden.

Die Vergabeentscheidung wurde objektiv und faktenbasiert auf Basis eines transparenten Vorgehens getroffen. Die angewendete Methodik ermöglichte zu jedem Zeitpunkt den Vergleich der Angebote im jeweiligen Verhandlungsstand. Der Wettbewerb unter den Bietern wurde bis in die Endphase erfolgreich aufrechterhalten.

Das erzielte Ergebnis übertraf die Kundenerwartungen bei weitem!

Die positiven Erfahrungen in diesem Sourcing-Projekt führten u. a. dazu, dass Dr. Fochler & Company im Nachgang beauftragt wurde, die Mitarbeiter des IT-Einkaufs der EnBW hinsichtlich dieser Vorgehensweise und der Verwendung der von Dr. Fochler & Company eingebrachten Vertragsvorlagen zu schulen.

IT-Sourcing Beratung Dr. Fochler & Company. Erfahrene IT-Sourcing-Berater

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